A importância das pessoas na implantação dos sistemas de informação no ambiente hospitalar

Quando tratamos o assunto sistemas de informação no ambiente hospitalar logo podemos imaginar um cenário onde há pessoas operando equipamentos modernos que orientam médicos em diagnósticos e garantem mais assertividade em sua conduta terapêutica, profissionais de assistência equipados com tablets ao invés de formulários em papel. Esse é um cenário vislumbrado pela maioria dos gestores. Sim, o cenário ideal! Pessoas operando sistemas e trazendo retorno para as empresas. As máquinas não podem funcionar sem um comando inicial, sem serem programadas. E, obviamente são pessoas que vão programa-las ou muni-las de informações.

Por outro lado, as empresas de saúde precisam potencializar o lado do controle, trazer uma visão de negócios para seus profissionais que ainda possuem uma visão assistencialista, introduzida pela cultura de instituições centenárias. Eles precisam entender que para garantir a manutenção do próprio trabalho, assim como o atendimento de qualidade dos pacientes, é necessário um retorno financeiro para a instituição. Para isso, existem controles que só podem ser gerados através de um trabalho integrado entre as pessoas e as ferramentas que são oferecidas através dos sistemas de informação. Sem uma equipe preparada para a gestão, comprometida, que utiliza processos bem definidos e Documentados, sem uma metodologia de trabalho bem elaborada, os sistemas de informação jamais trarão o resultado esperado.

Para ratificar esta informação, o Diretor Geral da Santa Casa de Barbacena, Jorge Corrêa Neto, foi entrevistado por nossa equipe e falou um pouco sobre o processo de transformação que o hospital vem vivenciando desde que assumiu.

Jorge Corrêa foi nomeado para a direção da Santa Casa de Misericórdia de Barbacena no dia 12 de fevereiro de 2015, quando deu início a várias mudanças na gestão. Experiente administrador de empresas, também foi Secretário Municipal de Saúde de Sete Lagoas, Subsecretário de Saúde de Barbacena e, antes de assumir a direção da Santa Casa estava exercendo a Direção do Hospital Regional da FHEMIG, quando coordenou a implantação do novo Pronto Atendimento – PA.

Ao ser questionado sobre as principais mudanças ocorridas na Santa Casa, o diretor afirma que seu principal objetivo é conseguir a acreditação hospitalar (certificação de qualidade dos serviços de saúde), mas, para isso, é necessário treinar a equipe para o uso correto dos sistemas de informação.

“Estamos vivendo um momento único da Santa Casa, nosso objetivo é a acreditação hospitalar. Então, para atingir esse objetivo precisamos de uma ferramenta que permita a estruturação do hospital, que permita redesenhar os processos de trabalho, os fluxos etc. A Santa Casa vinha com um modelo tradicional de gestão. Estávamos tomando decisões no empirismo. Então, quando estas decisões iam para a mesa diretora, não tínhamos muita sustentação do que falávamos. Foi quando a Santa Casa começou a trabalhar de maneira mais intensa com a SPDATA. A gente já tinha um sistema da SPDATA há oito anos, parte dele funcionando aqui dentro de maneira não articulada. As áreas não estavam integradas e nós sentimos a necessidade de integrar e ter um núcleo onde pudéssemos ter a gestão da informação dentro da Santa Casa. Percebemos que na área de faturamento se perdia cerca de 60, 70 mil reais por mês. Percebíamos a ausência de prontuários completos, além disso, se perdiam prazos para a entrega destes prontuários. No SUS você tem 90 dias, então se você não faturar em 90 dias, perde o recurso. Os convênios são mais apertados ainda. Então começamos a estabelecer alguns prazos e metas. Paralelamente nós batemos muito na necessidade da qualificação dos profissionais. Nessa fase de revisão dos processos de trabalho, mudamos muitas pessoas de setor. A nossa atual coordenadora de faturamento era coordenadora da internação. Hoje no faturamento, ela sabe exatamente o que acontece quando se deixa de trabalhar uma informação lá na internação: se perde dinheiro. Também fizemos um convênio com uma UNIPAC e trouxemos onze estagiários de administração e ciências contábeis. Eles foram pulverizados nas áreas mais críticas: faturamento, farmácia, internação etc. Destes, quatro já se tornaram funcionários, então estamos mudando o perfil das áreas. Os profissionais estavam trabalhando muito no braçal, agora estamos deixando a máquina trabalhar para a gente.”

Um ponto que nos chamou a atenção foi a importância do envolvimento da equipe nesse trabalho.

O sistema SPDATA foi adquirido pelo hospital há oito anos, porém, só agora está funcionando plenamente. O administrador então explica: “Nas gestões passadas a equipe não havia “comprado” a ideia de utilizar um sistema novo para a gestão hospitalar. Era necessário que a Santa Casa vendesse esta ideia internamente. Existia um sistema que funcionava aquém das expectativas, as áreas estavam totalmente desarticuladas. Se a informação era enviada hoje, amanhã ou semana que vem, não importava. Não existia um retorno do que acontecia, hoje a gente tem. Se a informação não sair, a área cobra. Agora as áreas estão constantemente alinhadas. Eu costumo falar que não adianta nada ter um Sistema da NASA aqui dentro se não tiver alguém estimulado para usar esse sistema. Posso colocar um supercomputador aqui dentro que ele não vai funcionar. A base estava errada.”

O diretor também explicou que a equipe foi convocada para reuniões e treinamentos onde puderam entender “a dor” da Santa Casa.

“Mostramos para eles que o paciente entrava e já precisava receber atendimento, medicamentos, a hotelaria precisava estar preparada, precisávamos ter tudo pronto, mas só receberíamos muito tempo depois. Era esse o ponto. Eles não entendiam que os atrasos no faturamento geravam atraso no recebimento. A SPDATA, nesse processo, foi muito importante. Eles criaram o sentimento de que as pessoas precisam trabalhar juntas. Não adianta trabalhar a internação e o prontuário ficar abandonado. O que deve ser feito com esse prontuário? Ele tem que ir para o faturamento e o faturamento tem que alimentar o nosso financeiro para eu saber quando vou receber esse recurso. Isso não existia.”

Finalizando a entrevista, Jorge Corrêa acredita que o cenário é promissor, mas ainda há muito que se fazer. Segundo ele, é um trabalho cultural, uma mudança contínua.

“A Santa Casa está num momento muito bom. Os profissionais estão “contaminados”. As coisas ainda não estão mudando na velocidade que a gente queria, mas as pessoas estão bem “contaminadas”, isso é muito importante. Precisamos definir quais são os caminhos que a Santa Casa seguirá em termos de modelos de gestão. Hoje, já temos em função da implantação de sistemas a metodologia para levantar os dados manualmente. Então eu tenho informações importantes de custos para a tomada de decisões e preciso atrelar isso à produção, a resultados. A qualificação do corpo interno também é um ponto importante. Estamos oxigenando as áreas com esses estagiários que, por sinal, estão se tornando profissionais da Santa Casa, é um trabalho grande.

“Temos o compromisso de propor as melhores práticas na gestão dos processos das instituições de saúde. Fazemos as análises dos cenários de cada instituição para que as ferramentas oferecidas possam ser utilizadas na essência da sua concepção, a fim de garantir maior eficácia dos fluxos propostos. Nossos profissionais são detentores de conhecimentos específicos para fazer a leitura correta das necessidades do cliente e propor mudanças objetivas no fluxo.

Não pretendemos impor mecanismos que possam conflitar com a cultura das instituições, porém é necessário preservar o compromisso que assumimos quando nos comprometemos a entregar resultados satisfatórios. Nosso principal objetivo é oferecer soluções e ferramentas de gestão eficazes, além de propor melhorias de forma contínua com foco no resultado para o cliente”. Mario Lonczynski, diretor da SPDATA.

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